Powerpointの使い方


プレゼンテーションの方法について説明したいと思います。プレゼンテーションの時は、多数の方がPowerPointを使って資料を作ると思います。今回はその時の心構えについて書きたいと思います。

(1)テーマはシンプルに
すべてのページに同じテーマの絵や文字の枠を入れるという機能で、統一感は出ますが、ページに占めるテーマ部分が大きくなりすぎては、自分の言葉や図が少なくなって、言いたいことが伝わりにくい結果になりがちです。技術的な話をしたい時は、テーマが大きくなりすぎないよう、気を付けましょう。自社の社名が入ったテーマがあれば、それを使うのが無難です。

(2)効果はなるべく使わない
アニメや効果音などの効果は、技術力を主張したいプレゼンテーションでは、多用するとじゃまになることがあります。結局、各ページをプリントアウトして配るのであれば、どうしても主張したい所だけに使うようにしましょう。学会発表などでは、使わない場合が多いようです。多用してしまうと、後でプリントアウトを見た時に、印象が薄くなってしまい、何が言いたかったのかが思い出せない状況になりかねません。お客さんがいつも画面に注目してくれているとは、限りません。すぐに終わってしまうアニメや音は、無駄になる危険もあります。

(3)ページ数は少なめ、1ページ当たりの話す時間は2,3分
ページ数が多ければいいというものではありません。聞いている人の1ページあたりの印象が薄くなってしまい、逆効果です。逆に、ページ数が少なくて、1ページ当たりの話す時間が長すぎても、そのページで言いたかった論点がわかりにくくて、よくありません。30分の持ち時間の場合は、10~15ページくらい、1ページ当たり話す時間は2,3分で抑えましょう。もちろん、強調したいページでは長くなっても構いません。長い時間かけたページに印象が残る効果が、現れます。

(4)文字は画面に映った時に読める大きさに
たまに、言いたいことを詰め込みすぎて、文字の大きさが小さくなってしまっていることがあります。これは、お客さんに「読めないから、必要のない情報」ととられてしまいがちです。Webのアドレスなど、長い文字列のものがあることは事実です。でも、二度と見てもらえない情報ならば、書かないことも同じと思ってください。他社の参考資料の掲載がどうしても必要ならば、必要最小限で掲載し、著作権の話などをしてプリントアウトを配ることは、否定しません。

プレゼンテーション


プレゼンテーションでは、数字を入れながら話すと、相手の理解が得られやすいです。「この技術を使うことにより、効率が30%向上しました」「従来技術の問題点は3つあります。はじめに○○、2番目に△△、最後に××、という問題点です。」数字を入れない場合は話の論点は何かわかりにくいですが、数字を入れると、お客さんはこれは覚えておこう、書き留めておこう、と思うようになります。

技術的なプレゼンテーションの場合は特に数字を多用するといいです。PowerPointの資料にも数字が入っている方が、説得力が増します。そして、技術ですから、数式やプログラムコードの一部なども、説得力があります。

PowerPointで箇条書きにした内容を説明するときは、「~には、○つあります」と、前置き的にいくつ項目があるのかを話すのがテッパンのテクニックになっています。覚えておいて損はありません。

数字を入れて話すというテクニックは、プレゼンテーションに限ったものではありません。ビジネスの基本、「報告、連絡、相談」のときにも、数字を入れるといいです。例えば通勤電車が遅れているとき、電話連絡で「電車の遅延で○分遅れます」と具体的な数字を言えば、上司のイライラも少しは減るというものです。是非、試してみてください。

昨日はPowerPointの使い方を説明しましたが、ではいざ、プレゼンテーションするときには、パソコンの画面を見がちになってしまっていませんか?

プレゼンテーションするときは、自分の技術の成果や商品などを売り込むのが目的ですよね。あなたが聞く側で、相手がこちらを見ずに画面ばかりを気にしていると、なぜかがっかりしませんか?プレゼンテーションこそチャンスなのに、相手を見ずに話すのは、説得力という点では、落第点です。

しかし、せっかく作ったPowerPointの資料は使いたいですよね。ポインタで画面を指すときは画面を見なければなりませんが、その他は客席を見回しながら、話しましょう。もしくは、画面の操作は助手に来てもらって任せるのもスマートです。

そのためには、何度もリハーサルして、画面操作と話がちぐはぐにならないようにしなければいけませんね。セリフを全て覚えて、操作の手順を体で覚える。そこまでして、上手なプレゼンテーションになるのです。

私が今までに見たプレゼンテーションで上手だなと思ったのは、スティーブ・ジョブスです。私なんかが、褒めるまでもない方ですが。YouTubeにiPhoneを発表した模様が載っていました。長いし、英語ですが、一流のプレゼンテーションに触れてみてください。

Steve Jobs – iPhone Introduction in 2007 (Complete)